Koniec roku kalendarzowego 2024 zbliża się nieubłaganie, co oznacza, że przedsiębiorcy muszą zmierzyć się z corocznym obowiązkiem sporządzenia spisu z natury, znanym również jako inwentaryzacja lub remanent. Dla wielu podatników, zarówno rozliczających się na podstawie CIT, jak i PIT, jest to kluczowy element prawidłowego prowadzenia działalności gospodarczej.
Obowiązek inwentaryzacji
Inwentaryzacja dotyczy podatników prowadzących:
- księgi handlowe (KH)
- podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR)
- ryczałt ewidencjonowany (PPE)
Spis z natury powinien być przeprowadzony na ostatni dzień roku kalendarzowego, a także na zakończenie roku podatkowego, jeśli różni się od kalendarzowego. Ma on na celu ustalenie ilości oraz wartości składników majątku, co jest niezbędne do prawidłowego określenia dochodu z działalności gospodarczej. Dochód definiuje się jako różnicę pomiędzy przychodem a kosztami uzyskania, z uwzględnieniem pewnych wykluczeń dotyczących składników majątku.
Problematyka niedoborów
Często występującym problemem podczas inwentaryzacji są straty, ubytki i niedobory. Zasadniczo niedobory można zaliczać do kosztów uzyskania przychodu (KUP) oraz zachować prawo do odliczenia VAT, ale tylko pod warunkiem udowodnienia, że towary były przechowywane w odpowiednich warunkach, a powstałe ubytki były poza naszą kontrolą. Brak dokumentacji czy argumentacji może skutkować utratą możliwości zaliczenia niedoborów do KUP.
Wskazówki dla komisji spisowej
Dla uwiarygodnienia danych zawartych w spisie z natury, warto powołać komisję spisową. Oto kluczowe elementy, które powinny zostać uwzględnione w dokumencie spisowym:
- daty rozpoczęcia i zakończenia inwentaryzacji
- szczegółowy opis inwentaryzowanych składników majątku, w tym:
- jednostka miary
- ilość stwierdzona w czasie spisu
- cena za jednostkę w złotych i groszach
- wartość określona przez przemnożenie ilości przez cenę jednostkową
- łączna wartość spisu z natury
- wartości pomniejszenia związane z korektą kosztów
- Informacja końcowa: „Spis zakończono na pozycji…”
- Podpisy członków komisji oraz właściciela lub zarządu
Czego dotyczy spis z natury?
Spis z natury obejmuje:
- towary handlowe
- materiały (surowce)
- półwyroby
- produkcję w toku
- wyroby gotowe
- odpady i braki
- nieruchomości będące towarami handlowymi
- niezakończone roboty budowlane
- inwentarz żywy
- towary obce (podawane tylko ilościowo)
Wycena składników majątku
Zgodnie z przepisami, składniki majątku wyceniamy według różnych metod, w zależności od ich rodzaju. Na przykład:
- materiały i towary handlowe wycenia się według cen zakupu lub cen rynkowych,
- półwyroby i wyroby gotowe wycenia się według kosztów wytworzenia.
Dokładność i rzetelność spisu z natury mają kluczowe znaczenie dla prawidłowego rozliczenia podatkowego i zarządzania majątkiem firmy. Przedsiębiorcy powinni zadbać o dokumentację oraz poprawne przeprowadzenie inwentaryzacji, co pomoże uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji związanych z błędami w rozliczeniach. Zbliżający się koniec roku to idealny moment, aby przygotować się do tego.
